La digitalisation des process RH

Quels enjeux représente la digitalisation des process RH ?

La digitalisation répond à la volonté de moderniser notre marque employeur, mais aussi de gagner en efficacité et en agilité. C’est un processus de transformation, lancé dès 2015, que le contexte Covid a accéléré. Nous avons abordé ce processus dans un esprit de co-construction entre les acteurs RH et les collaborateurs ; et ce, dans une logique de confiance, avec le souci d’apporter des solutions innovantes pour simplifier le quotidien de chacun.

Où en est la Banque Populaire Rives de Paris aujourd’hui ?

Dès 2015, nous nous sommes dotés de technologies fiables et d’une équipe du SIRH renforcée pour avoir la souplesse nécessaire de s’adapter rapidement à tous les changements que subissent la fonction RH. Nous avons repensé la quasi-totalité de nos process RH pour les simplifier et les optimiser. Au cœur de cette transformation se trouve Allegro, un logiciel SIRH global et modulable qui a révolutionné toute notre approche SIRH et que nous avons adapté aux besoins spécifiques de notre banque.

Nous avons remplacé petit à petit les process papiers et les saisies chronophages par des flux d’informations fluides, automatisés et interconnectés pour le recrutement, la formation et l’administration du personnel ainsi que d’autres acteurs de la banque (habilitations, service médical…)

En parallèle, depuis 2019, en se basant sur des solutions du Groupe, nous avons mis en place la signature électronique des documents (contrats, mobilités, émargements lors des formations…), les entretiens de recrutement en distanciel, les parcours d’intégrations de onboarding… Tous nos collaborateurs se sont vite familiarisés avec ces outils innovants et efficaces.

Mon équipe du SIRH a pour mission de conduire le changement et favoriser l’engagement en simplifiant et optimisant le quotidien de tous !

Quels avantages la digitalisation offre-t-elle aux équipes RH ?

Tout d’abord, c’est un réel gain de temps pour les équipes RH qui pilotent une expérience candidat/salarié unifiée et centralisée. En passant moins de temps sur la gestion administrative, elles se concentrent davantage sur leurs missions.

Allegro et les autres outils de la digitalisation apportent à tous une vision dynamique en temps réel, avec des processus simplifiés et des informations fiables dont la confidentialité est garantie dans un environnement sécurisé.

Quelle nouvelle expérience proposez-vous aux salariés ?

Côté équipes, nous proposons une expérience collaborateur qualitative sans précédent. Chaque collaborateur peut consulter son dossier individuel et déclare grâce aux workflows ses heures supplémentaires, ses primes de scolarité, ses frais de transports, ses notes de frais… En se connectant à la plateforme Saas Klara, intégrée à notre SIRH, il peut ainsi suivre son parcours préparer et réaliser ses entretiens, ou encore effectuer son suivi d’activité hebdomadaire en remontant ses besoins et difficultés éventuelles à son manager. Grâce à ce type de feedbacks hebdomadaires à la fois quantitatifs et qualitatifs, les managers peuvent améliorer leur posture et leurs pratiques managériales. Ils ont une visibilité sur toute leur équipe, déclarent les primes, les augmentations, les congés payés, réalisent les entretiens d’évaluation, suivent les besoins de postes et sont informés des tâches à effectuer pour leur gestion RH au quotidien. Ils accompagnent également mieux leurs équipes dans l’atteinte de leurs objectifs.

Quelles sont les prochaines étapes?

Nous souhaitons utiliser des outils d’Intelligence Artificielle qui devraient nous permettre d’aller plus loin dans la rationalisation et la gamification des process. Cela nous permettra aussi d’exploiter le big data sous toutes ses formes et notamment les datas non structurées (textes, commentaires…)

Par ailleurs, nous nous inscrivons dans une logique d’amélioration continue ; nous revisitons sans cesse ce qui a été implémenté afin de l’optimiser et d'améliorer les interconnexions avec les métiers.

Qui est Klara ?

Klara est une plateforme digitale intuitive dédiée aux collaborateurs. Simple et ludique, elle leur permet de disposer d’un espace dédié, au service de leur développement. Ses fonctionnalités offrent une expérience collaborateurs de qualité reposant sur un suivi automatisé de chacun, qui assure une meilleure traçabilité de l’information et donne la possibilité aux RH de se concentrer davantage sur le développement des talents.

Testée de juillet à septembre 2021 auprès de 200 collaborateurs, Klara a été déployée auprès de 1150 collaborateurs et embarque maintenant des équipes du siège.

« Lors de la personnalisation de la solution, nous avons sollicité des conseillers à chaque étape du processus pour être au plus près de leurs besoins, souligne Nazim Chibane, CEO cofondateur de Klara. Cette démarche permet d’obtenir un fort taux d’adhésion à la plateforme : Klara est utilisée toutes les semaines par 83 % des conseillers de la Banque Populaire Rives de Paris. Notre solution se veut un outil de pilotage RH et d’aide à la décision. Elle favorise un meilleur engagement des équipes et l’ancrage des pratiques managériales. Chacun peut suivre son parcours professionnel et en devenir pleinement acteur ! » A venir, de nouvelles fonctionnalités, notamment pour relier les besoins exprimés par les collaborateurs au catalogue de formation.